Vejledning til udarbejdelse af forslag

HVORDAN MAN OPSTILLER ET FORSLAG TIL EN GENERALFORSAMLING?

Inden den årlige generalforsamling kan både bestyrelsen og medlemmerne have ønsker til ændringer
eller nye initiativer. Der er ofte stor variation i de forslag, der bliver stillet. Denne vejledning hjælper dig
med at udarbejde et klart og gennemarbejdet forslag, som kan tages op til afstemning.

Frist for at indgive forslag

Vær opmærksom pa fristen for at indgive forslag, da det er afgørende for, at forslaget kan behandles.
Husk, at både bestyrelsen og medlemmerne kan komme med forslag hele året. Dog er der en fastsat
frist for at indsende forslag til generalforsamlingen. Tjek vedtægterne eller kontakt bestyrelsen for at få
oplyst den præcise frist.

Hvad er formålet?

Det er vigtigt, at forslaget ligger inden for foreningens formål. Sørg for at forslaget stemmer overens
med foreningens formål, som typisk omfatter drift og vedligeholdelse. Forslag om f.eks. investeringer i
værdipapirer eller udgifter, der ikke direkte vedrører foreningen, kan være uden for
generalforsamlingens kompetence. Tjek vedtægterne for at sikre, at dit forslag ligger inden for
foreningens rammer. Foreningens formål er beskrevet i en af vedtægtens første bestemmelser.

Hvad er økonomien i forslaget?

Hvis dit forslag har økonomiske konsekvenser, bør du tydeligt angive de forventede udgifter og
finansiering. Overvej følgende:

• Er der indhentet tilbud eller et overslag på udgiften?
• Kan udgiften dækkes af foreningens opsparing eller en allerede planlagt budgetpost?
• Vil det kræve en ekstra betaling fra medlemmerne?

Et velbeskrevet økonomisk grundlag øger chancen for, at forslaget bliver behandlet bedst muligt. Jo
mere præcist du beskriver de økonomiske aspekter, desto lettere er det for medlemmerne at tage
stilling til forslaget.

Mindre forslag

De fleste er ikke i tvivl om, at store projekter skal på en generalforsamling, men hvad med de små? Ikke
alle forslag kræver en generalforsamlingsbeslutning. Mindre ændringer, som falder inden for
bestyrelsens normale kompetenceområde og det godkendte budget, vil ikke kræve ændringer.
Eksempler på mindre ændringer kan være udskiftning af belysning i fællesarealer, normal
vedligeholdelse eller justering af affaldshåndtering. Er du i tvivl, så spørg bestyrelsen eller din
administrator.

Beskrivelse af forslaget

Et forslag bør være klart beskrevet, så alle medlemmer forstår det uden yderligere forklaring. Inkluder
følgende:

1. Kort beskrivelse af, hvad forslaget handler om.
2. Økonomisk overblik: Hvad koster det, og hvordan finansieres det?
3. Tidsramme: Hvornår skal det udføres?
4. Ansvar: Hvem står for at gennemføre det?
5. Konsekvenser: Hvilken betydning har det for foreningen og medlemmerne?
6. Illustrationer eller eksempler, hvis relevant (f.eks. billeder, skitser eller budgetoverslag).
7. Hvis forslaget kræver en vedtægtsændring, skal det i ejerforeninger tinglyses – husk at medtage
   udgiften til dette. Ændring af vedtægter i andelsboligforeninger kræver ikke tinglysning.

Hvem skal forslaget sendes til?

Forslaget skal sendes til bestyrelsen, da de er ansvarlige for dagsordenen og indkaldelsen. Hvis
foreningen administreres af en ekstern part (f.eks. DEAS), kan det være relevant også at sende en kopi
dertil.

En god tommelfingerregel

Et godt forslag er så klart formuleret, at et medlem, der ikke deltager i generalforsamlingen, stadig vil
kunne tage stilling til det. Spørg dig selv:

• Kan man forstå forslaget ved blot at læse teksten?
• Kan en fuldmagt gives med et simpelt ja eller nej?

Jo mere præcist og gennemarbejdet forslaget er, desto nemmere er det at træffe en beslutning.